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業務改革のキモ:プロジェクトのホウレンソウとは?

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組織運営の進め方で、「ホウレンソウ」というのを聞いた
ことがあるでしょうか。

 

これは、「報告」「相談」「連絡」の頭文字をとってつけら
れた造語で、組織内でのこまめな情報交換が組織を活性化さ
せるひとつの秘訣になります。

 

組織内のコミュニケーションは、部下から上司への下からの
流れだけでなく、上司からの上からの流れもあります。

 

特に、トップからのメッセージは重要です。


ある再生プロジェクトでの話

かって、経営コンサルティング会社に勤務していた時に、
ある会社の事業再生に携わったことがあります。

 

この会社は、市場環境の変化に対応できず業績が悪化し、
会社更生手続きに入りました。

 

会社更生手続きにおいては、裁判所に選任された更生管
財人が更生計画を作成し、裁判所に提出します。

 

その計画が認められると事業が再開できることになります。

 

我々の会社が支援を始めたのは、この会社の更生計画を
作り出す頃からで、各部門で再生に向けた取り組みを全
社横串し的に調整する社長直轄のPMO (Project
Management Office)という役割でした。

 


その会社は、事業破綻から会社の規模を縮小しており、
多くの社員がこの会社を去りました。

 

残った社員は、事業再開に向けて懸命に頑張っていました。

 

とはいえ、事業の再開に認可が下りるかどうか判らず、
暗中模索の中で日々を過ごしていました。

 

そこで、我々はこの会社の社長に現在の活動について、
きちんと社員に伝える機会を持つべきと提案をしました。

 

その提案に社長は快く承諾し、活動内容を社内に通知
することになりました。

 

ひとつは、社内の一番目立つ場所、この時は社員食堂
の入り口に活動内容をお知らせするスペースを設け、
各部門の活動内容と現在までの進捗状況を掲示し、
定期的に情報をアップデートしました。

 

しかし、これは本社の社員だけが見られるもので、
全国に展開している支店の社員に向けた情報発信が
必要でした。

 

それが、社長からのメッセージビデオでした。

 

この当時は、まだスマホもなく、ビデオを撮影する
というのは、それほど気軽なものではありませんでした。

 

しかし、社長本人は、全国の支店を巡って社員との
コミュニケーションの場を持ちたいと熱望されてい
ましたが、その時間がとれないという悩みを抱えて
いましたので、この提案に積極的に関与されました。

 

社長が自分の口から直接、事業再開に向けた取り組
みの内容やこれまでの進み具合を説明した内容のビ
デオは、定期的に全国の支店に配送され、朝礼の時
に上映されました。

 

そんな活動の効果もあってか、この会社は再生計画
が無事認可され、事業再開を果たすことができました。

 

継続的なメッセージの力

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コンサルティング会社で、事業計画の策定や組織再編など
様々なプロジェクトに参画しました。

 

そのようなプロジェクトはクライアントの企業にとっては、
何年かに一度の節目となる出来事で、最初は鳴り物入りで
始まり、社内の注目度も高くなります。

 

しかし、やがて現場の社員は日々の業務で忙しく、そのプ
ロジェクトがどう進んでいるのかということについては、
自らが情報収集をすることはありません。

 

そうなると、やがて社員の意識の中からプロジェクトのこ
とが薄らいでいき、こんな会話が取り交わされるようにな
ります。

 

「あのプロジェクト、結構勢いよく始まったけど、結局ど
 うなったのかね」

 

「本当だよね。会社もよくあんな無駄なことをするよね」

 

こんな会話が、役員クラスで取り交わされるようになると、
プロジェクトは失敗したも同然です。

 

それを防止するためにも、定期的な情報提供が欠かせなくな
ります。

 

ずっとプロジェクトは動き続け、成果を出しているというこ
とを目に見えるかたちで、かつ会社の全ての階層に伝えてい
くことで、社員の変革に対する関心を維持し続けていくこと
が必要です。