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元戦略コンサルが監修!30代中堅社員に送る生産性を150%アップさせる仕事術

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業務改革のキモ:本社は現場にどこまで関与すべきか?

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デスクワークが多いせいか、時に首や肩がひどく凝ること
があり、マッサージに行くことがあります。

 

先日は、マッサージではなく整体に行ったのですが、そこで

言われたのが、「日々のちょっとした姿勢のズレが、積もり

積もって大きなひずみになり、痛みにつながる」ということ

です。

 

その時は、楽だからと選んでいたことも、積み重なると取り

返しのつかないところまでひずんでしまいます。

 

これは、体に限らず、会社の組織でも同様のことが起こってい

ます。

 

 

ある企業で経営支援をしていた時のことです。

 

この会社は、長らくの経営不振のため、会社の至るところで

コストの切り詰めをしていました。

 

その波は、当然情報システム部門にまで及びます。

 

この会社の情報インフラは、基本的には自前主義を取ってお
り、基盤となるである生産管理システムは自社の情報システ
ム部門で作っていました。

 

しかし、コスト切り詰めは、人員の削減だけでなく、新規の
IT投資も見合わされてしまい、古いシステムを修繕を繰り返
し、だましだましして使い続けました。

 

ここで、この会社は現状を打開するために新規事業に始めます。

 

しかし、この新規事業は既存の事業とは全く生産方法が異な
り、従来の情報システムでは十分に対応できない点が多くあ
りました。

 

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この状況に対して、この会社で何が起きたと思いますか?

 

既存のシステムでカバーしきれない処理をExcelやAccessと
いった業務アプリケーションのマクロ(自動化プログラム)
をいくつも作成していったのです。

 

このプログラムは、リストラを免れた情報システム部門の
社員が作ったものもありましたが、各部門でプログラムに
詳しい社員が作成したもの方が多かったです。

 

この各部門で作られたプログラムは、情報システム部門が
あずかり知らないところで、当然のことながら仕様書や設
計書もない状況でした。

 

このため、あるプログラムを修正しようとしても、その作
成者がすでに退社している場合があり、そのプログラムに
は手をつけず、穴埋めをするプログラムをさらに追加して
いました。

 

結果的に、このような小プログラムが基幹システムの周辺
に自然大量発生し、手がつけられない状態に陥りました。

 

 

私が支援した時の課題の一つに、情報システムの刷新があ
りました。

 

世の中に広まっている業務アプリケーションを導入しよう
としても、「ガラパゴス」的に深化してしまった社内シス
テムとの開きは大きく、システム導入にあたっても大幅な
特殊対応(カスタム開発)が必要となりました。

 

その時々では、良かれと思って行われたことも、積み重な
ると大きなひずみになると言う一例です。

 

 

近頃、RPAの導入がブームになっています。

 

RPAとは、Robotic Process Automationの略で、認知技術
を活用した業務の自動化で、特にホワイトカラーの業務の
効率化・削減に大いに効果を発揮すると言われています。

 

また、RPAは従来のシステム開発のように大規模なプロジ
ェクトは必要なく、各現場で試行錯誤しながら独自に導入
が可能という点が売り文句となっています。

 

しかし、ここでも同様の現場が独自にRPAを導入すると、
本社が管理している基幹システムに変更が起きた時にその
対応も現場任せになってしまいます。

 

最悪の場合、基幹システムの変更とのズレが発生し、業務
の停止などの危険性があります。

 

また、現場が勝手に導入を推進してしまうので、簡単に作
れるという点から、本来的には不要なものまでが導入され
てしまうこともあります。

 

このようなシステムは「野良ロボット」と呼ばれています。

 

いずれにしても、本社がどこまで現場の活動をコントロール
するかが鍵になります。

 

 

BPR(ビジネス・プロセス・リエンジニアリング)の大家であ
るマイケル ハマーとジェイムズ チャンピーは、その共著の
「リエンジニアリング革命」の中で、BPRが成功するために
も、本社と現場の間でのバランス(分権化と集中化のバラン
ス)が重要になると言っています。